北京农学院学生档案管理制度

为做好学生档案管理工作，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合学校具体情况，制定本制度。

一、学生档案收集的范围

1．学生在校期间获得国家级、省部级和校级等各类表彰的材料及登记表。

2．学生在校期间违犯国家法律法规，违反校纪、校规相关材料。

3．新生入学信息登记表、高校毕业生登记表、实习鉴定表、体检表等。

4．成绩单、学籍卡、学历学位证明。

5．党员材料、团员材料、中学材料。

6．可供组织参考的其他材料。

二、学生档案的移交

1．新生报到后，各学院整理学生档案材料，并核查本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致。以班为单位整理移交。

2．在档案馆按照规定的时间将学生的高考、对口升学、单独招生档案等整理齐全后移交至档案馆。

三、学生档案归档要求

1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2．学生档案材料必须完整、真实。

3．材料由组织审查盖章的，必须加盖公章。个人文字材料必须由本人填写。

4．各类材料填写只能用碳素或蓝黑墨水书写或按要求打印。

5． 毕业生档案的归档工作由各学院兼职档案员按照归档时间安排来档案馆归档。

6. 其他材料归档在企业微信平台申请审批后办理。

四、学生档案的查阅、借阅

1．各学院在企业微信平台申请审批后按照预约时间办理。

2．用人单位政审需持查档人身份证及证明信到档案馆办理。

3．学生个人不得查、借阅本人或他人档案。查、借阅学生档案、开据存档证明等需兼职档案员办理。

4．档案原则上不外借。如特殊情况需借出使用的，需兼职档案员办理，且3日内归还（应征入伍除外）。

五、学生档案的转递

1．毕业生档案的转递工作由各学院跟学生本人确认邮寄地址后提出邮寄申请，并提供准确的档案邮寄统计表和档案转递通知单，整理完毕后邮寄。邮寄后将快递单号及时反馈给学生本人，确保本人知晓档案去向。

2．邮寄退回的档案请各学院联系学生本人核实准确邮寄信息后再次邮寄。

3．退学学生档案待退学文件发布后由学院提出邮寄申请，提供正确的档案邮寄信息和转递通知单，档案馆邮寄至家庭户口所在地。

档案馆

2024年4月