北京农学院档案管理办法（修订）

第一章 总则

第一条 为加强学校档案工作，规范档案工作管理，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施条例》、《机关档案管理规定》和《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称学校档案是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表图纸、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是学校不可再生的宝贵财富，学校所有单位和个人都要依法依规自觉保护和移交档案。

第四条 学校档案工作是学校重要基础性工作，是学校管理工作重要组成部分。学校将档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第五条 全校各单位和个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关权利，履行应尽义务。

第二章 管理体制和机构设置

第六条 学校档案工作在学校党委的统一领导下，实行“统一领导、分类管理、分级保管”制度。由分管档案工作的校领导负责档案全面工作。

第七条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门，负责保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构，接受北京市档案管理部门的监督、检查和业务指导。

第八条 学校各处级单位的档案工作，由一名负责人分管，纳入工作计划，并配备档案员，负责档案的收集、整理、保管和归档工作。

第三章 职责和任务

第九条 学校档案工作实行统一规划，统筹协调，集中管理与分散管理相结合的原则，学校档案馆对全校档案工作实行监督、检查和指导。

(一）档案馆的职责和任务：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

2.拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

3.负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，做好档案资料的利用服务工作；

4.编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等各项工作提供服务；

5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

6.开展档案的开放和利用工作；

7.开展学校档案人员的业务培训；

8.利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

9.开展国内外档案学术研究和交流活动；

10.完成学校领导交办的其他工作。

(二）各单位档案工作负责人职责和任务：

1.认真学习宣传、贯彻执行国家档案工作法律、法规和学校档案工作制度；

2.加强对本单位档案工作的领导，定期部署档案工作，将档案工作纳入工作计划和议事日程，确保本部门归档的文件材料完整、准确、系统；

3.配备具有较好政治、业务素质的人员负责档案工作，并保持相对稳定，将档案的形成、积累、立卷（件)、归档工作纳入职责范围；

4.认真听取本单位档案工作汇报，及时解决档案工作中存在的问题和困难，对人员、设备、经费提供必要保证；

5.检查档案工作人员履职情况，督促档案员将本单位应归档的文件材料按时高质量归档。

第四章 条件与保障

第十条 学校按照岗位设置及人事规定，配备专业档案员，与学校各单位档案员共同组成学校档案管理工作队伍。

第十一条 档案工作所需经费列入学校年度预算统筹安排，在资金上保障档案工作所需的档案装具、设备、人员培训、档案信息化建设、征集等费用。

第十二条 档案信息化建设纳入学校数字化校园建设总体规划同步进行，加快推进数字档案室建设。

第十三条 档案工作人员必须具备档案业务基础知识和相应的科学文化知识，具有一定的现代化管理技能。

第十四条 学校配置符合档案管理要求的库房和阅档室，配备适宜档案安全保存和现代化管理、利用需要的技术设备，做到专室、专柜和专人保管档案。

第十五条 档案库房应当符合《档案馆建筑设计规范》要求。库房应当具备防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等安全防范措施和设施。

第五章 档案的管理

第十六条 学校档案具体分为文书档案、科技档案、会计档案、人事 (学生）档案、声像档案、实物档案等六个一级档案门类。档案材料归档范围包括党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产和科技开发、出版物、 外事、财会、人事（学生）等各种类型和载体档案。

第十七条 文书档案以卷为单位进行整理归档。声像档案、实物档案以件（张) 等为单位进行整理归档。人事（学生）档案、科技档案、会计档案按照国家相关规定执行。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理归档。整理归档方法分别按照各门类档案实施细则执行。

第十八条 档案馆与党委宣传部、学生工作部（处）、资产与实验室管理处、财务处、校办产业处、网络与信息中心等单位合作对档案实行分级管理。次年的5月底前向档案馆移交档案目录清单，接受档案馆的监督检查和业务指导。

第十九条 学校实行对纸质档案材料和电子档案材料“双套制”归档管理。归档材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016)执行。

第二十条 学校实行档案材料的形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位和课题组立卷人按照归档要求，按文件材料自然形成规律和便于利用要求，加以系统整理组卷（件），编制页号或者件号，制作卷内目录或归档文件目录，同时著录档案管理系统内的相关信息。经检查合格后，按时向档案馆移交。任何人不得拒绝归档或将档案据为己有。

第二十一条 各单位应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围

（一）党群、行政类：主要指学校在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。包括校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件，会议记录；工作计划，总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）教学类：主要指在教育教学管理、研究及实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。包括研究生学位和学籍材料、本科生优秀毕业设计、优秀教育教学研究成果材料、毕业生学籍册、教学评估材料等。

（三）科研类：主要指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式的历史纪录。包括科研课题在立项、研究、总结、鉴定、报奖及推广应用中形成的文件材料，专利审批文件材料，学生科技活动形成的文件材料。

（四）基建类：主要指在校园规划和基建工程项目中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸及声像等历史纪录。包括建筑工程（含改扩建工程）在规划、审批、设计、施工及竣工各阶段形成的文件、图纸、校园规划、征地材料及地下管网图等。

（五）设备类：主要包括精密贵重仪器设备购置的审批文件、订购合同，技术验收及维修材料，重要的随机技术文件等。

（六）出版物类：主要指学校在著书立说、编辑出版活动中直接形成的具有保存价值的历史纪录。包括教职工正式出版的专著、编著、译著、教材、工具书和科普读物等，出版社出版的样书，学校主办的学报、教育研究通讯等刊物。

（七）财会类：主要指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。

（八）外事类：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

（九）实物类：主要指学校档案中具有文物或标本特性的历史纪录。包括奖杯、奖牌、奖状、证书、礼品、纪念品、字画等。

（十）声像类：主要指在学校建设和教育教学活动中形成的，具有保存价值的，以图像、声音等方式，形象记录信息并辅以文字说明的历史记录。包括数码照片、纸质照片、音视频电子文件、录音录像带等。

（十一）学生人事类：主要指在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为保管单位集中保存以备查考的文字、表格等形式的历史记录。包括学生在校期间形成的登记表、学籍表、奖惩材料、加入党团组织材料等。

第二十二条 学校各类档案按其价值确定保管期限分为永久、30年和10年。

(一）永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

(二）30年：凡是反映学校一般活动，在较长时间内对本校工作有考察利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为30年。

(三）10年：凡在短期内学校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为10年。

第二十三条 档案的归档时间

各单位文书档案在次年的5月底前完成归档，其中，科研项目（课题）档案在项目结题验收完成后两个月内归档；基建项目档案在项目完成后三个月内归档；其他类别档案分别按照各门类档案实施细则执行。

第二十四条 单位撤销、合并或部门人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走或销毁档案。

第二十五条 档案数字化按照《纸质档案数字化规范》（MDA/T31)和《录音录像档案数字化规范》（XDA/T62)执行。需要向社会购买服务的，应当符合《档案服务外包工作规范》（MDA/T68)规定。纸质档案数字化应当采用OCR识别技术将图像数据转化为文本信息，以便于检索和利用。

第二十六条 已经形成的档案材料，任何单位和个人不得拖延占用或据为己有。对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体材料，必须按照规定及时归档。对于个人在非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可通过征集代管等形式进行管理，并注意向国内外征集与学校有关的各种档案、资料和实物。

第二十七条 开展档案信息化建设，将档案信息化建设纳入学校整体信息化建设,逐步实现全校档案管理现代化和档案信息资源共享。

第六章 档案保管保护

第二十八条 凡入库档案均应按照其自然形成规律和内部有机联系分类整理编号排架入库，做到排架合理、存放有序，便于查找和利用。

第二十九条 档案馆（室）建立库房管理检查制度，严格库房管理，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备，落实安全责任制；定期检查馆（室）藏档案、资料的保管情况，发现隐患和突发情况，及时汇报并解决。

第三十条 档案馆（室）采用有效的档案保护技术，防治档案的老化、破损、褪色、霉变和散失。对于特殊载体的档案，应根据其载体的物理性质，采取适宜的保管方式，进行保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。

第三十一条 档案工作人员要随时检查库房安全，非经档案馆（室）人员同意，其他人一律不得入内。库房钥匙专人保管，离开库房时应关闭电器，锁好门窗。档案库房内不准使用电炉、电暖器等发热设备。特殊情况下须动用火种（如电焊时），应采取严密的防火措施。

第三十二条 档案馆（室）严格涉密档案的管理，遵守国家和学校档案保密规定，准确划定档案密级，杜绝档案利用中失泄密现象的发生。

第三十三条 档案工作人员定期对档案的收集（接收）、整理、保管、利用、移出、鉴定、销毁以及馆（室）内各种数据情况进行检查和统计，并定期向上级档案行政管理部门报送学校档案工作有关情况。

第七章 档案利用与公布

第三十四条 档案工作人员应熟悉所管理的各类档案性质，积极提供档案相关信息，为学校各项工作服务。

第三十五条 档案馆（室）按照国家有关规定公布属于开放范围的档案，提供档案的阅览、复制和摘录等利用服务。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

第三十六条 对于涉及学校重大利益并已到保管期限仍不宜开放的档案，经学校批准，可以延期向全校和社会开放。

第三十七条 属下列情况之一者，不得对外开放档案：

1.涉及国家秘密的；

2.涉及专利或者技术秘密的；

3.涉及个人隐私的；

4.档案形成单位规定限制利用的；

5.其他国家法律、法规和规章制度禁止的事项。

第三十八条 社会组织和个人向学校移交、捐赠、寄存档案的，档案馆应妥善保管并提供无偿和优先利用服务，维护档案所有者的合法权益。

第三十九条 根据档案的性质，档案馆档案利用原则如下：

(一）利用文书档案，须经档案形成单位负责人审批同意后，方可利用；

(二）利用财会档案，须向财务部门提交申请，经负责人审批同意后，原则上在财务部门人员陪同下方可利用；

(三）利用实物声像档案，须经档案馆负责人同意后利用；

(四）外单位或个人需利用时，应持介绍信、业务函件或合法身份证明，根据档案性质，可直接利用或经档案形成部门负责人审批后利用，必要时须经有关领导批准。境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理；

(五）利用人事、学生档案，根据学校人事和学生档案相关规定执行；

(六）利用其他已公开档案：凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的人员，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用；

(七）档案形成单位职责已调整或被撤销的，由继续行使其职责的单位负责人进行审批；无行使职责单位的，由档案馆和分管档案工作的校领导审批；

第四十条 已借阅、摘录、复制未开放的档案，需妥善保管。重要档案及涉密（含内部）档案不得私自复印、扫描、拍照等。凡借出的档案材料，必须按期如数归还，不得转借他人，不得有缺少、损毁和涂改现象。发现损坏或丢失，当事人应当写出书面报告，并视情节轻重追究责任。重要、珍贵档案一般不提供原件。加盖档案证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第四十一条 档案馆一般不提供重要或珍贵档案原件的借出服务，如有特殊需要，须经档案馆负责人批准，必要时报请校领导审批。需利用的档案涉及国家秘密，应按照学校保密规定执行。

第四十二条 查阅档案须在档案人员监护下进行，借阅人员不得翻阅与利用范围无关的档案。查阅档案时要爱护档案，严禁在档案里圈划、批注、折叠、涂改、撕毁、拆卷，保证档案完整无损。

第四十三条 档案馆（室）根据学校和社会需要，做好档案资料的编研工作，为教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第四十四条 学校通过举办档案展览、陈列等活动，积极开展档案宣传工作。

第八章 奖励与惩罚

第四十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰和奖励：

1.在档案的收集（征集)、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出显著成绩的；

4.捐赠重要、珍贵档案的；

5.同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

6.长期从事档案工作，表现突出的。

第四十六条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的单位主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任，并按有关规定建立备案制度：

1.造成档案丢失或者擅自销毁档案的；

2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；肆意泄露档案机密的；

3.任意涂改、伪造档案的；

4.擅自出卖、赠送、交换档案的；

5.不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

6.不按规定向社会开放、提供利用档案的；

7.明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

8.发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

9.档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的；

10.其他违反档案法律法规行为的。

第九章 附则

第四十七条 本办法由档案馆负责解释。

第四十八条 本办法自发布之日起施行。原《北京农学院档案管理办法》（院发[2003]41号）文件废止。