关于做好学校2025年档案工作的通知

各单位：

为扎实落实学校“实干创先年”相关工作要求，全面记录学校在这一重要时期的发展历程，强化档案工作在学校发展中的支撑作用，有效服务学校事业高质量发展，学校依据档案工作计划，现就在全校开展 2025 年档案归档工作相关事宜通知如下：

一、归档时间

2025年3月20日—5月30日

二、归档范围

1.2024年1月1日至12月31日期间形成的具有保存价值的文件材料。包括纸质文件材料和配套的电子文件、声像（如照片、光盘等）等载体材料。特别是重大事项、重要工作中形成的文件材料，

2.往年应归未归的有保存价值的文件材料。包括重要合同、协议、请示批复、获奖证书原件；本单位主办的重要活动形成的文件材料等，确保归档材料齐全完整。

3.电子文件材料。网上办公、网站、微信公众号等平台上因工作需要上传发布的重要文件及工作动态等相关材料。

三、档案移交程序

1.立卷整理。各单位对档案进行系统分类、组合、编目，完成页码编制、打印目录及案卷封皮等工作。

2.录入系统。在“南大之星”档案管理系统（网址为10.98.50.111）录入应归档文件目录并上传电子文件（盖章扫描PDF件）。

3.线上预审。档案馆预审上传系统档案。

4.档案预审。档案员携带档案到档案馆进行档案进行立卷核验，对不符合要求的提出修正意见。

3.移交入馆。各单位打印档案移交目录，双方核验无误签字确认后，在档案馆装订、装盒后移交入库。

四、归档要求

1.请各单位严格遵照《北京农学院档案管理办法（修订）》（北农校发〔2024〕111 号）以及《北京农学院档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度》（北农档案馆发〔2025〕1 号）文件要求，完成 2024 年形成的应归档文件材料的整理录入系统工作，并及时移交至学校档案馆 。

2.各单位依据《关于进一步建立健全学校档案工作责任制的通知》要求（参见附件3），明确2024年度本单位分管档案工作的领导和档案员。

3.归档材料实行实体档案、电子档案双套归档制。归档材料必须完整，要做到“应归尽归”，不遗漏、不缺项。归档材料原则上必须是原件。确需复印件归档的，必须加盖归档部门公章，并注明经办人和复制时间。

五、其他

归档联系人：张明婧 联系电话：80799023

北京农学院档案馆

2025年3月18日