北京农学院电子文件归档管理规定(试行)

第一章  总 则

第一条 为了规范我校电子文件的归档与管理工作，保障归档电子文件的安全保管和有效利用，充分发挥电子文档在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关规定，结合学校实际，制定本规定。

第二条 本规定所指的电子文件是指学校在各项工作中通过数字设备及环境生成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第三条 学校各单位负责本单位形成的电子文件的整理与归档工作。单位分管档案工作的领导对本单位电子文件归档管理负有全面责任，电子文件的整理归档须纳入相关人员的岗位职责。

第四条 各单位的电子文件自产生时就须有严格的管理制度和技术措施，确保电子文件的真实、完整、有效，并及时向档案中心移交。

第五条 各单位形成的电子文件归档后，由档案中心实行集中统一管理。档案中心对各单位电子文件的形成、整理和归档进行业务指导和监督。

第六条 学校在信息化建设和办公自动化系统的设计中须吸纳档案人员参与，满足档案管理的功能需求。

第二章 电子文件分类

第七条 归档电子文件的类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。

（一）文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应以定稿电子文件和正式电子文件为主，并注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时归档文字处理工具软件。文本型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式。

（二）图像文件：指通过扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对采用非通用格式的图像电子文件，归档时应将其转换为通用格式，如无法转换，应将相关软件一并归档。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，应注明软硬件环境和相关数据。

（四）影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（六）超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

（七）程序文件：指商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

（八）数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS为通用格式。用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用格式的电子文件，如不能转换，归档时应连同专用软件一并归档。

第三章 电子文件归档

第八条 电子文件的归档范围参照学校制定的各单位归档范围。此外，还应将各单位形成的有重要参考利用价值的数据库及相关程序文件、多媒体文件、网页文件、数字化影像文件、声音文件等收集归档。

第九条 归档电子文件的移交和接收。有两种方式：一是通过网络交接，二是各单位向档案中心移送磁盘、光盘等进行存储载体交接。

第十条 通过网上交接的归档电子文件，档案中心须将其与纸质文档内容进行核对，确认电子文件及相关信息无缺损且未被非正常改动；通过存储载体交接的归档电子文件，档案中心须对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。对检验不合格的，应退回电子文件形成单位，重新制作后再次对其进行检验。对检验合格的，无论以何种方式归档均应履行相应的交接手续。

第十一条 电子文件归档时间参照纸质和其它载体档案归档时间进行，一般在纸质和其它载体档案归档时，应同时将相应的电子文件归档。

第十二条 具有永久和长期保存价值的电子文件在归档时须同时将电子文件的纸质版本归档，归档的电子文件与纸质文档在内容、相关说明及描述上须保持一致。

第十三条 加密文件在解密后归档，压缩文件在解压缩后归档。

第十四条 电子文件归档完毕，文件形成单位须将已归档电子文件在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第十五条 归档电子文件移交到档案中心后，档案中心须拷贝到耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。

第四章 电子文件管理

第十六条 档案中心要对归档电子文件进行科学分类、编号。

第十七条 档案中心应对库存电子文件每两年抽检一次，抽检率不低于10％，发现问题应及时采取补救措施。

第十八条 系统设备更新时，档案中心须提前对归档电子文件进行迁移和备份。

第十九条 档案中心应对磁性载体上的归档电子文件，每四年转存一次。原载体同时保留不少于四年。

第二十条 归档电子文件的保管要有专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应竖立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃－20℃，相对湿度控制在35％－45％，距离强磁场10米以上。

第二十一条 封存的电子文档不得提供利用，利用时应提供归档电子文件的复制件。利用电子文档应遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

第二十二条 电子文件的保管期限参照纸质和其它载体档案的保管期限，对超过保管期限的电子文件的鉴定和销毁，按照《北京农学院档案鉴定、销毁办法》中有关规定执行。

第二十三条 档案中心应及时对归档电子文件的接收、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。

第二十四条 本规定自发布之日起施行。

第二十五条 本规定由档案中心负责解释。

附件：

北京农学院电子文件归档范围（试行）

一、文本类

(一)党群行政管理类纸质档案归档范围内的电子文件

1．党政办公室统一印发的所有校级发文的电子文件。

2．各单位形成的属于党群行政档案归档范围的电子文件：

（1）各种规章制度、办法、发展规划、计划、总结、工作报告或请示等电子文件。

（2）干部任免、职务评审、人员招聘、离退休审批、人员调进调出离职、派出或报到上岗等活动中形成的有关电子文件。

（3）各单位发文的电子文件。

（4）党代会、教代会、团代会及全校性各种重要工作会议、学术会议上印发的文件、领导人讲话稿、会议代表名册、会议日程、会议总结、会议纪要或简报等有关电子文件。

（5）编印成册的各种校史、年鉴、大事记及史料集，各种资料汇编、成果汇编、制度汇编，各种通讯、简报、调研报告、分析汇总材料等的电子文件。

（6）各种登记表、统计表、申请表、审批表，各种名册、名单，年月报表、年检等表格式的电子文件。

（7）学校或部门承办的重大活动中形成的一系列材料。如招生、就业、本科教学水平评估、学科或实验室评估，工程招标或竣工验收，财务、安全、卫生大检查，校庆、校运动会、学生社会实践、专项比赛等活动中形成的有归档保存价值的电子文件。

（8）各种合同、协议、合作协作文件等的电子文件。

（二）教学类纸质档案归档范围内的电子文件

1．本校教师编写的各种教材、专著、译著、字词典、教学计划、教学大纲、试题、典型教案、辅导材料、实验或实习指导书等的电子版。

2．本科、硕士、博士毕业生论文的电子版。

3．教师自己制作的有保存价值的教学演示文稿。

（三）科研类纸质档案归档范围内的电子文件

1．教师承担的科研课题或项目的申请书、课题进展年度报告、结题报告等的电子版。

2．上报成果的内容简介、正式发表的论文、正式出版专著的电子版。

3．获国家、省部级科研奖状、证书的彩色扫描图片文件。

（四）出版物类纸质档案归档范围内的电子文件

1．本校各部门创办的正式出版发行刊物的电子版

2．北京农学院学报、校报正式出版物的电子版。

（五）教师基本情况简介及成果信息综录等的电子版。

（六）各部门产生的其它有归档保存价值的电子文件。

二、数据库及相关程序类

（一）全校教职工工资数据库、会计凭证数据库、各单位经费使用情况数据库及其数据库管理软件。

（二）全校教职工人事档案信息数据库、教师成果信息数据库及其数据库管理软件。

（三）全校本专科生、研究生、成教生招生录取学生基本信息数据库、学生入学考试成绩数据库、新生电子照及其有关数据库管理软件。

（四）本专科生、研究生、成教生学籍数据库、学习成绩数据库、奖助学金数据库及其相关数据库管理软件。

（五）本专科、硕士毕业生就业信息数据库、电子毕业照及其数据库管理软件。

（六）研究生学位数据库、导师基本信息数据库及其数据库管理软件。

（七）全校仪器设备管理信息库，贵重仪器使用情况评价值数据库、实验项目数据库、实验室人员数据库及其数据库管理软件。

（八）获奖科研成果数据库、通过鉴定科研成果数据库、学术论文数据库、科研机构和人员数据库、在研项目数据库、各种科研基金科技合同数据库及其相关的数据库管理软件。

(九)本校人员出国、出境数据库、国际会议数据库、聘请外国专家数据库、授予外籍专家名誉称号数据库、国际合作交流情况数据库、外宾接待情况数据库及相关数据库管理软件。

（十） 房产管理数据库、教职工住房情况数据库及其数据库管理软件。

（十一）学报、校报刊登论文数据库及其管理软件。

（十二）基建预决算管理信息数据库及其数据库管理软件。

（十三）各院（系、部）建立的师资信息、学术成果信息等数据库及其相关管理软件。

（十四）校友总会校友信息数据库及其数据库管理软件。

(十五)全校接受捐赠数据库及其数据库管理软件。

（十六）档案中心建立的各类档案目录信息数据库、全文数据库、多媒体档案数据库等及其数据库管理软件。

（十七）全校党团员信息数据库。

（十八）其它有归档保存价值的数据库及其管理软件。

三、多媒体类

（一）教育技术中心摄录的并已数字化的全校重大活动的录像及校内新闻盘片。

（二）各单位形成的有保存价值的已数字化的录音、录像盘片。

（三）各单位制作的教学多媒体课件。

（四）各单位制作的有保存价值的（宣传用）多媒体演示系统、文稿等，如校史馆介绍光盘，教学科研成果介绍等多媒体演示系统。

四、网页类

学校和各部门制作的属于纸质档案归档范围的网页内容全文、报表及数据库等。

五、图形、图片类

（一）各单位用数码相机拍摄或用扫描仪扫描的有归档保存价值的照片。

（二）各单位举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版。

（三）本校建筑物基建图纸的CAD文件。